Durante muito tempo, a palavra governança carregou, no ambiente corporativo, uma reputação injusta. Era associada a formulário, a carimbo, a uma camada de burocracia que atrasava decisões e irritava quem só queria resolver uma viagem. Governança soava como o oposto de agilidade.
Essa percepção envelheceu. E envelheceu rápido.
Num cenário em que o custo das viagens sobe, a pressão por eficiência aumenta e a exposição a riscos se multiplica, a governança do programa de viagens deixou de ser um entrave para se tornar exatamente o contrário: um dos mecanismos mais eficazes de proteção que uma empresa tem à disposição. Proteção do orçamento, da conformidade, da segurança de quem viaja e da própria reputação da organização.
Vale entender por que essa virada aconteceu, e o que ela significa na prática para quem lidera essa função dentro das empresas.
O que governança realmente significa em viagens corporativas
Governança, aqui, não é sobre dificultar. É sobre dar clareza e controle a um dos maiores centros de custo de qualquer empresa, tradicionalmente o segundo maior, atrás apenas da folha de pagamento.
Na prática, governança em viagens corporativas se traduz em política clara, processos definidos, rastreabilidade dos gastos, transparência nas decisões e critério na escolha de fornecedores. É a diferença entre uma empresa que sabe exatamente quem viajou, para onde, a que custo e dentro de qual regra, e uma empresa que só descobre o que aconteceu quando a fatura chega, semanas depois, sem contexto.
O gestor de viagens está no centro dessa estrutura. É a pessoa que traduz a política em prática, que garante que as regras sejam seguidas sem que a operação trave, e que transforma dados dispersos em decisões defensáveis. Um papel que, à medida que a governança ganha peso, se torna cada vez mais estratégico.
Por que o tema se tornou tão relevante agora
Alguns fatores se somaram para colocar a governança no centro da conversa.
O primeiro é o custo. Com o gasto global em viagens corporativas projetado para ultrapassar US$ 1,6 trilhão em 2025, segundo a Global Business Travel Association (GBTA), cada ponto percentual de ineficiência representa um valor expressivo. E os dados mostram que a conformidade com a política é a maior alavanca de controle disponível: programas com ferramentas de conformidade integradas economizam, em média, cerca de 12,8% por viagem gerenciada, de acordo com o levantamento da GBTA.
O segundo é o risco. Enviar um profissional para outro lugar deixou de ser apenas uma questão logística. Envolve o dever de cuidado, a obrigação da empresa de saber onde estão seus viajantes e de protegê-los. Uma governança frágil compromete essa capacidade justamente no momento em que ela mais importa.
O terceiro é o escrutínio. As lideranças querem hoje uma visibilidade que antes não exigiam. Um estudo recente da GBTA sobre o estado das políticas de viagens mostrou que quase um terço dos gestores de viagens (32%) afirma que a política da sua empresa está mais rígida hoje do que era há três anos, enquanto apenas 5% relatam políticas mais brandas. A tendência é clara: mais controle, mais estrutura, mais governança.
O que a boa governança entrega, na prática
Os ganhos de uma governança bem construída são diretos e mensuráveis, e vão além da simples redução de custo.
O primeiro é financeiro. Quando as reservas acontecem dentro da política, a empresa captura as tarifas negociadas, evita o gasto fora do padrão e reduz o desperdício silencioso que se acumula quando cada viagem segue uma lógica própria. A diferença entre um programa bem governado e um programa solto pode representar cifras relevantes ao longo de um ano.
O segundo é a conformidade. Uma governança sólida produz aquilo que auditorias e áreas de compliance mais valorizam: rastros limpos, decisões documentadas, transparência sobre para onde o dinheiro foi. Numa viagem fora da política, o custo não é apenas a diferença de tarifa. Segundo a GBTA, uma reserva fora do padrão gera significativamente mais exceções nos relatórios de despesa e leva bem mais tempo para ser conciliada.
O terceiro é a segurança. Uma governança que sabe onde cada viajante está, em tempo real, e que tem um processo claro para quando algo dá errado, protege as pessoas e protege a empresa da falha mais grave possível: não conseguir responder por quem confiou nela para viajar.
E há um quarto ganho, menos tangível, mas decisivo: a proteção reputacional. Uma empresa que gere suas viagens com transparência e critério constrói, tijolo a tijolo, uma cultura de integridade que se reflete muito além do orçamento de viagens.
O papel da tecnologia e da inteligência artificial
Nada disso significa mais burocracia. Pelo contrário. A tecnologia é justamente o que permite ter governança sem fricção.
É aqui que a inteligência artificial entra, não como protagonista, mas como instrumento. Uma boa plataforma aplica a política no momento da reserva, e não na auditoria posterior. Sinaliza o gasto fora do padrão antes que ele aconteça. Captura em tempo real os dados que, no modelo antigo, eram reconstruídos manualmente ao fim do mês. A governança que antes dependia de planilhas e boa vontade passa a acontecer de forma automática, silenciosa e contínua.
O resultado é uma equação que parecia contraditória e deixou de ser: mais controle e mais agilidade ao mesmo tempo. O gestor de viagens ganha a capacidade de fazer cumprir a política sem se tornar um obstáculo, porque a própria ferramenta faz o trabalho pesado.
O papel das associações e conselhos
Governança, no entanto, não se constrói apenas dentro de cada empresa. Ela depende de um ecossistema que gere referências, compartilhe boas práticas e fortaleça a representatividade do setor. É nesse ponto que associações e conselhos cumprem um papel insubstituível.
Entidades como a Alagev existem justamente para coordenar esse esforço coletivo. São elas que reúnem gestores de viagens, fornecedores e lideranças em torno de um diálogo comum, que produzem e disseminam dados, que ajudam a estabelecer parâmetros de mercado e que dão voz a um setor que movimenta bilhões e sustenta boa parte da atividade econômica do país.
Quando uma associação promove a formação de profissionais, fomenta a troca de experiências e defende políticas que beneficiam todo o setor, ela está, na prática, elevando o patamar de governança de todo o mercado. Nenhuma empresa constrói uma cultura de integridade isolada. Ela se fortalece no contato com pares, com referências e com uma comunidade que valoriza as boas práticas.
Uma reflexão para o setor
A governança em viagens corporativas percorreu um caminho longo. Saiu do lugar de burocracia indesejada para se firmar como aquilo que realmente é: uma forma de proteção, no sentido mais amplo da palavra.
Proteção do orçamento, da conformidade, das pessoas e da reputação. E, num mundo em que a confiança se tornou um ativo cada vez mais valioso e cada vez mais frágil, talvez essa seja a pergunta que todo gestor de viagens e toda liderança deveriam se fazer, com honestidade: a governança do nosso programa de viagens está à altura da confiança que depositam em nós?
A resposta a essa pergunta diz muito mais sobre uma empresa do que qualquer relatório de despesas seria capaz de revelar.
Por Luiz Moura
Conselheiro Alagev
