O objetivo desta concorrência é contratar hotéis que possuem espaços para eventos para sediar as reuniões Setoriais da Comunidade GVNE (Gestores de Viagem do Nordeste) da ALAGEV para o ano de 2025, na cidade de Fortaleza.
É importante que o fornecedor proponente entregue valor, agregando qualidade, transparência, com a sua melhor condição e benefícios para essa parceria.
"Sediar uma ou mais reuniões setoriais na cidade de Fortaleza, conforme informações abaixo.
Cidade: Fortaleza
Comunidade: GVNE (Gestores de Viagens do Nordeste)
Formato da reunião: Híbrido
Média de participantes: 15
Horário das reuniões: 09:00 às 13:00
Datas:
1ª Reunião Setorial – 15/04/2025
2ª Reunião Setorial – 17/06/2025
3ª Reunião Setorial – 19/08/2025
4ª Reunião Setorial – 21/10/2025"
"Recursos mínimos necessários de acordo com a quantidade média de participantes informada no escopo.
A quantidade prévia de participantes confirmados será informada com 48 horas de antecedência a realização da reunião.
Nota: a confirmação dos participantes não garante a sua efetiva participação, podendo ocorrer faltas no dia da reunião.
A ALAGEV não se responsabiliza pelas faltas dos participantes.
1. Recursos de sala
1.1 Formato Presencial
• Sala formato U
• Tela de projeção
• Projetor
• Microfone
• Sonorização
• Conexão wifi incluindo para os participantes
1.2 Formato Híbrido
• Sala formato U
• Tela de projeção
• Projetor
• Microfone
• Sonorização
• Sistema para transmissão ao vivo, incluindo câmera
• Conexão wifi incluindo para os participantes
2. Alimentos e Bebidas
2.1 Welcome coffee
Cardápio: água, café, suco, frutas, 2 itens salgados, 2 itens doces
Serviço: início 30 minutos antes do início da chegada dos participantes.
2.2 Coffee break
Cardápio: água, café, suco, frutas, 2 itens salgados, 2 itens doces
2.3 Almoço
Oferecer almoço gratuito ou desconto para os participantes que tiverem interesse em almoçar no local.
3. Recursos de apoio
• Flip Chat e/ou quadro branco
• Papel e caneta
4. Estacionamento
Desconto ou gratuidade de estacionamento para os participantes. Disponibilizar no início da reunião os descontos.
5. Hospedagem
Hospedagem para a Coordenação das Comunidades ALAGEV:
01 apto SGL
01 diária
6. Equipe de apoio
A empresa deverá disponibilizar em sala apoio técnico durante todo o período da reunião para solução de eventuais problemas de conexão e/ou de equipamentos.
7. Segurança
• Cumprimento de todas as regulamentações locais e nacionais de situações de emergência.
• Planos e procedimentos documentados para situações de emergência.
8. Planejamento e Pontualidade
• Planejamento e testes de equipamentos e de conexão antes do início da reunião para garantir pontualidade e minimizar atrasos.
• Monitoramento em tempo real da conexão."
O PROPONENTE pode optar por sediar uma ou mais reunião, devendo sinalizar no envio de sua proposta qual ou quais reuniões deseja sediar.
As propostas devem seguir os requerimentos comerciais abaixo:
100% gratuito, não havendo por parte da ALAGEV o pagamento de nenhum valor na prestação do serviço e/ou alimentos e bebidas
Incluir brindes, se desejável
Incluir um Signing bônus em complemento a sua proposta, se desejável
•Abertura da reunião com duração de 10 minutos para apresentação da empresa.
•Exposição da marca
•Conexão com membros participantes das Comunidades
•Oportunidade de apresentar serviços diferenciados
•Experiência memorável para influenciar futuras contratações: A experiência oferecida membros das comunidades pode gerar retorno em forma de recomendações e reservas futuras.
•Construção de relacionamento com o mercado corporativo: A exposição direta pode abrir portas para parcerias e contratações de longo prazo.
Este Edital seguirá o cronograma abaixo:
1.Lançamento do Edital:
Responsável: ALAGEV
Início: 17/03/2025
2.Envio da documentação e propostas:
Responsável: PROPONENTE
Início: 17/03/2025 | Encerramento: 21/03/2025 (18:00)
3.Avaliação das propostas:
Responsável: ALAGEV
Prazo: 27/03/2025
4.Definição do(s) ganhador(es):
Responsável: ALAGEV
Prazo: 28/03/2025
5.Comunicação aos participantes:
Responsável: ALAGEV
Prazo: 28/03/2025
6.Contrato
Responsável: ALAGEV e PROPONENTE
Prazo: 02/04/2025
Para participar desta concorrência o proponente deverá:
1) Preencher e submeter sua melhor proposta, preenchendo o formulário desta página.
2) Incluir documentação que suporte que o Fornecedor atende os requisitos deste Edital
3) Incluir outros documentos caso julgue necessário para a avaliação de sua proposta
As propostas serão avaliadas conforme abaixo:
Requerimentos apresentados neste edital:
a) Atende e supera as expectativas
b) Atende totalmente
c) Atende parcialmente
d) Não atende
Proposta Comercial:
Será melhor avaliado o fornecedor que apresentar a melhor condição comercial para a ALAGEV
Cada Parte, por si e por seus Representantes, compromete-se a manter absoluta confidencialidade de quaisquer e todas as Informações Confidenciais que receber ou às quais tenha acesso, comprometendo-se a utilizá-las e revelá-las a suas Afiliadas única e exclusivamente para atender aos propósitos comerciais desta concorrência.
As Partes declaram que possuem medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger a confidencialidade das Informações Confidenciais e para protegê-las contra destruição, perda, alteração, divulgação ou acesso não autorizado, sejam acidentais ou ilegais. Além disso, declaram que possuem um nível de segurança apropriado ao risco representado pelo tratamento e pela natureza das Informações Confidenciais a serem protegidas.
As Partes informarão seus Representantes sobre o caráter confidencial das Informações Confidenciais e garantirão que seus Representantes tratarão essas informações de acordo com os termos e condições deste Acordo.
Nenhum direito, licença, direito de exploração de marca, invenção, direitos autorais, patente ou direitos de propriedade intelectual está implícito, incluído ou concedido por este Acordo ou pela transmissão de Informações Confidenciais entre as Partes.
Só serão aceitas as propostas submetidas no período detalhado no cronograma com horário limite de submissão às 18:00 (horário de Brasília). Propostas submetidas após esse horário não serão consideradas.
