Um estudo conduzido pelo Acte e pela American Express Global Business Travel revelou que um dos maiores desafios para gerenciar os viajantes corporativos de hoje é o fato de que muitos se desviam das normas da política ao reservarem diretamente com as companhias aéreas e hotéis ou agências de viagens on-line, como Expedia e Kayak.
Diante disso, como um gestor de viagens pode gerenciar esses chamados "viajantes desonestos"? Primeiro, é preciso entender as motivações deles para o desvio. Em seguida, use as dicas abaixo para determinar a melhor tática para usar com esse tipo específico de viajante.
1- Para o viajante mal informado
Como a pesquisa aponta, a maioria dos viajantes quer fazer o que é certo - e eles podem não ter ideia do que é isso. Pior: podem não perceber que o certo da política de viagens é também certo para eles.
É preciso educar este tipo de viajante. Mostre ao funcionário sensível ao custo que pensa que pode encontrar um melhor negócio on-line como os contratos de fornecedores preferidos funcionam e que você realmente atingiu a melhor pechincha, mas apenas porque reservou com um determinado hotel ou companhia aérea.
Mostre aos viajantes com medo de perder seus pontos de fidelidade em hotéis e milhas aéreas que eles não precisam se preocupar. Há ferramentas que vinculam o número de fidelidade do viajante à reserva no GDS, e os pontos irão para a conta dele automaticamente.
2- Utilize a chamada culpa visual
De acordo com a pesquisa, 80% dos gestores de viagens usam uma técnica conhecida como culpa visual para estimular o cumprimento da política. As mensagens de culpa visual, enviadas por meio da ferramenta de reserva on-line (OBT), levam o viajante a reconsiderar a opção de viagem que está prestes a comprar se houver uma alternativa mais compatível com a política.
Mas como os travel managers podem aproveitar a culpa visual se um viajante não estiver usando o OBT? Nesse caso é recomendado o uso de uma ferramenta de inteligência de negócios que mostre o quanto os funcionários que mais cumprem a política estão economizando versus aqueles que não estão.
Uma vez reunidos os números, compartilhe as descobertas em um e-mail de grupo, com ou sem citar nomes. Você ficará surpreso com o quanto isso se aplica aos viajantes que querem aprovação social. Um dos nossos desejos inatos é querer pertencer a um grupo, e a maioria das pessoas quer ser vista fazendo a coisa certa pelos seus colegas e chefes.
Então, como mais de três quartos dos gestores de viagens pesquisados já estão adotando esse processo, considere usar a cultura da empresa e a pressão dos colegas para influenciar a consciência de seus viajantes.
Devido ao fenômeno conhecido como influência social, tendemos a mudar nossas percepções e nossos comportamentos de maneira consistente com o grupo, muitas vezes sem que nós possamos percebê-lo. Para aplicar pressão, considere como moldar o comportamento de seus viajantes como um todo.
Isso pode ser feito ao enviar e-mails para todos os seus viajantes comemorando e dando recompensas àqueles que consistentemente fazem reservas compatíveis. Ou considere ter uma página social no site da intranet da sua empresa em que os viajantes podem sentir-se unidos e compartilhar suas experiências - e o ambiente no qual você pode empurrar de forma sutil alguns lembretes de políticas.
3- Para o viajante preocupado com o que está acontecendo no mundo
Para fazer com que essas pessoas cumpram a política, basta lembrá-las sobre como as reservas afetam suas obrigações de dever e o tempo de resposta. Evidencie que se elas não estão fazendo sua reserva inteira pelo OBT - incluindo o hotel , sua equipe de gerenciamento de risco enfrentará dificuldades ao tentar localizá-las durante uma situação de crise.
Deixe claro que ter todos esses detalhes da viagem em um só lugar pode significar assistência mais rápida de sua equipe, especialmente se é durante um desastre natural como o furacão Maria, durante o qual todos os sistemas de comunicação são eliminados e o suporte no solo de um provedor de risco de viagem é necessário para recuperá-los.
4- Para o viajante que só se preocupa consigo mesmo
Para aqueles focados em seus próprios umbigos e benefícios, nenhuma das táticas acima funcionará. E aí você tem duas opções: aceitar que algumas pessoas nunca mudarão e perceber que, se você tiver 90% dos funcionários que são compatíveis com a política, já é um trabalho bem feito. Ou você pode optar por tornar obrigatória a conformidade.
Nesse último caso, use uma ferramenta de aprovação que permita que você veja detalhes e custos do itinerário antes de dar sinal verde à viagem. Você também pode empregar a função de bate-papo e enviar notificações para lembrar esses viajantes sobre as regras da política. Então, depois de aprovar a viagem, utilize uma ferramenta que permita ver se eles realmente aderiram às regras da política.
Fonte: Panrotas
