Diante da alta nos preços dos serviços e da demanda cada vez mais gritante de se fazer muito com pouco, os gestores se perguntam de que forma conseguirão garantir o melhor retorno sobre o investimento (ROI) em viagens dentro das empresas.
Procurando ajudá-los nestas questões, a Amadeus encomendou um estudo à London School of Economics and Political Science (LSE), que oferece um modelo de referência para melhorar tanto o retorno quanto a medição dele sobre as viagens corporativas.
De início, a pesquisa aconselha a gestão mais proativa das despesas por meio de sistemas automatizados de TI, que trazem as seguintes consequências positivas:
- O custo de processamento de uma operação pode ser reduzido em mais da metade;
- Mais de 10% de economia pode ser obtida com o uso de uma ferramenta on-line de reservas;
- A satisfação dos funcionários pode ser melhorada;
- A identificação de fraudes pode ser 20% superior em relação ao uso de relatórios de despesas em papel.
Porém, os executivos entrevistados confirmaram que, embora soluções mais modernas tenham sido implementadas, os principais potencializadores do ROI, como a conformidade com a política, não estavam sendo seguidos. Essa é uma entre as falhas detectadas pelo estudo no que diz respeito ao cumprimento das melhores práticas. Confiras outras:
- 95% das empresas permitem que os viajantes reservem fora do programa. Essa abordagem da reserva invalida vários controles de sourcing em despesas relacionadas a viagens disponíveis (ex.: consolidação dos gastos, gestão de demanda, otimização de custos). Exigir a conformidade com o processo representa uma oportunidade importante ainda desconsiderada por muitas organizações;
- As boas práticas em decisões de sourcing em despesas relacionadas a viagens devem incluir a análise detalhada de gastos, abrangendo gastos por ‘produto’ (tipo de viagem), custo total e outras informações de gestão de custos. Porém, mais de 80% dos entrevistados não acreditava que essas informações estavam disponíveis no nível exigido para maximizar a economia, mas que eram ‘suficientes’ para ajudar com as decisões de compra em despesas com viagens, embora de forma lenta e com detalhes limitados;
- Cerca de 60% dos entrevistados acreditava não ter os elementos necessários para gerir a demanda por meio de análises precisas, sistemas de relatórios e de feedback para iniciar as mudanças em tempo real e gerar economia por meio de um sistema de compras proativo em despesas com viagens.
Otimizar o ROI exige a implementação de boas práticas nas etapas anteriores para reduzir a complexidade na gestão das despesas e cuidar dos recursos faltantes. Por isso mais da metade dos entrevistados estava implementando mudanças na área de TI e nos processos, para maximizar essa oportunidade.
A instituição de um canal de compras gerenciado também foi vista pelos executivos como um dos modos mais prontamente disponíveis para gerar economia de custos, mas 15% a 20% de todas as reservas não aderem a nenhuma forma de reserva gerenciada, levando à perda de economia.
Depois de entrevistas com os tomadores de decisão em grandes empresas, ficou evidente
que uma série de prioridades estratégicas sustenta os programas de despesas com viagens, porém, somente ao implementar uma abordagem mais estruturada essas prioridades poderão ser entregues
e o verdadeiro valor das viagens para o desempenho dos negócios poderá ser mensurado e melhorado.
Fonte: Panrotas
