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Tecnologias para reuniões: veja quais estarão em alta este ano

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Diante de um verdadeiro boom de ferramentas e tecnologias que prometem melhorar a experiência de planejadores, participantes e interessados em reuniões de negócios e eventos, ter algumas dessas tendências no radar é um bom começo. Confira quais estarão em alta este ano.

1. CHATBOTS

Até pouco tempo atrás, os chatbots eram citados como um exemplo abstrato de inteligência artificial. Mas ao longo dos últimos meses a atuação deles no setor de meetings se tornou bem concreta, já que desempenham o papel de assistentes virtuais e ajudam os participantes de eventos a tirarem dúvidas e esclarecerem informações.

Para aproveitar ao máximo o potencial dos chatbots, os planejadores devem considerá-los um canal de comunicação primário desde o início da organização da reunião, garantindo que todas as informações e atualizações sejam transmitidas aos fornecedores.

2. CENTROS DE CONVENÇÕES TECNOLÓGICOS

Os centros de eventos têm reinventado seus espaços e descoberto cada vez mais possibilidades. Exemplo claro disso é o Mc Enery Convention Center de San Jose, na Califórnia (EUA), que fez uma reforma de US$ 22 milhões na infraestrutura tecnológica e audiovisual de seus salões de exposições. O diretor de produção, Tim Foster, redefiniu das possibilidades do local ao arrancar os tetos originais para facilitar a instalação de novos equipamentos, dentre os quais uma plataforma tecnológica que permite o controle móvel de luzes individuais e alto-falantes.

3. TECNOLOGIA COLABORATIVA
Os planejadores de eventos sabem muito bem o quão difícil pode ser para que as várias ferramentas de tecnologia funcionem juntas. Enquanto algumas empresas especializadas em tecnologias para reuniões crescem com fusões e aquisições para oferecerem soluções mais completas - e, teoricamente, resolvam desafios de integração tecnológica - algumas empresas menores têm evitado a consolidação, a favor da independência.

4. RECONHECIMENTO FACIAL
Tendo começado como um conceito de ficção científica, o reconhecimento facial evoluiu para uma solução prática em reuniões e eventos. O fato de ser o principal mecanismo de desbloqueio do iPhone X da Apple promete acelerar a aceitação do público pela tecnologia e é muito provável que seu uso seja duplicado em curto prazo.

5. SALAS INTELIGENTES
A sala do hotel do futuro dependerá bastante do reconhecimento de voz e da internet das coisas, com base em planos recentemente divulgados pelas principais empresas hoteleiras, e as configurações de sala altamente personalizadas poderão impactar toda a experiência de reunião.

6. ÁUDIO PERSONALIZADO
Salões e espaços de eventos podem muitas vezes distrair e ser barulhentos. É possível percebê-lo principalmente quando várias sessões educacionais estão sendo apresentadas na mesma sala.

Para driblar esse problema, cada vez mais estão surgindo soluções criativas para entregar áudio diretamente aos participantes, como fones de ouvido capazes de transmitir cinco apresentações simultâneas, cada uma em uma estação de rádio diferente.

Um som claro e transparente é essencial para o engajamento do público e, dependendo da configuração, auxiliam na expansão do alcance do mesmo.

7. GERENCIAMENTO DE DADOS MAIS VERSÁTIL
Dados são muito importantes e os organizadores estão começando a entender o quanto deles podem ser obtidos por meio dos eventos, mas poucos sabem como extrair e refiná-lo. Hoje, quase todos os tipos de ferramentas de gerenciamento de reuniões possuem algum tipo de painel de dados que ajudam muito neste aspecto.

8. COLHER INFORMAÇÕES
Receber um feedback dos participantes de um evento é fundamental. Mas, muitas vezes, aqueles que não enviam seus comentários se queixam de que não são consultados sobre o conteúdo do programa. O elo perdido pode ser estar na falta de uma maneira mais estruturada de obter informações e preferências.

Por isso, ferramentas que criem uma página colaborativa de forma rápida e fácil de eventos e, em seguida, distribuem por meio de listas de e-mails e redes sociais são boas opções. Os participantes podem colocar preferências relacionadas a datas, assuntos, tópicos e discussões.

9. RESERVAS AUTOMÁTICAS DE PEQUENAS REUNIÕES
As pequenas reuniões representam até 80% do volume de uma empresa, mas muitas delas não são submetidas à administração e reservas automatizadas. Ao renunciar tempo e esforço associados a um processo de RFP, grande parte dos dados relacionados a estes tipos de encontros não são capturados. Por isso, plataformas dedicadas a este agendamento estão cada vez mais em alta.

 

 

Fonte: Panrotas


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